Huishoudelijk reglement

Preambule

Dit Huishoudelijk Reglement is een gewijzigde versie van het Reglement, dat is goedgekeurd op 16 september 2015 en is een uitwerking van en aanvulling op de Statuten van de Volleybal- vereniging Twente ’05 zoals verleden op 28 april 2005 en laatstelijk gewijzigd op 26 juli 2021.

Het Huishoudelijk Reglement Volleybalvereniging Twente ’05 is gewijzigd goedgekeurd door de Bijzondere Ledenvergadering gehouden op 23 mei 2023 en is vanaf die datum van kracht.

Artikelen

1. Afkortingen
2. Algemeen
3. Bestuur
4. Ledenvergaderingen
5. Commissies
6. Lidmaatschap
7. Nevobo
8. Bijdragen leden
9. Verenigingskleding
10. Rechten en plichten
11. Sancties

1. Afkortingen

In dit reglement kunnen worden de volgende afkortingen gebruikt worden met de daarachter vermelde betekenis.

2. Algemeen

2.1. Statuten en Huishoudelijk Reglement

2.1.1. De Statuten omvatten de belangrijkste regels voor de Volleybalvereniging Twente ’05. Het Huishoudelijk reglement vormt een uitwerking daarvan en aanvulling daarop.

2.1.2. De Statuten en het Huishoudelijk Reglement zijn gepubliceerd op de website van de vereniging.

2.1.3. Alle leden – en voor de minderjarige leden - hun ouders of verzorgers worden geacht de inhoud van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement te kennen en daarnaar te handelen.

2.1.4. Het bestuur kan, indien daar een dringende noodzaak toe is, in de loop van het verenigingsjaar het HR aanvullen en/of wijzigen

2.1.5. Deze wijzigingen worden direct gepubliceerd op de website en worden zo spoedig mogelijk via een voorstel tot wijziging van het geldende reglement bij de eerstvolgende ALV ter goedkeuring voorgelegd.

2.1.6. In alle gevallen waarin de Statuten en het HR niet voorzien, beslist het bestuur.

2.2.  Sponsoring

2.2.1. Het bestuur kan met inachtneming van artikel artikel 6, lid 1 van de Statuten en de betreffende reglementen van de Nevobo overeenkomsten aangaan met begunstigers.

2.2.2. De mogelijkheid om de naam van de begunstiger aan de naam van de vereniging of aan een of meer teams van de vereniging te verbinden kan van een dergelijke overeenkomst deel uitmaken.

2.3. Vergoeding onkosten

2.3.1. Onkosten gemaakt t.b.v. de vereniging worden in het algemeen niet vergoed. Slechts met vooraf verkregen toestemming van de penningmeester, mag in door het bestuur bepaalde gevallen worden gedeclareerd.

2.3.2. Voor de aanschaf van alle materiaal en goederen, alsmede voor iedere andere uitgave voor of namens de vereniging is voorafgaande schriftelijke machtiging van de penningmeester vereist.

3. Bestuur

3.1. Taakverdeling

3.1.1. De voorzitter leidt de vergaderingen en treedt bij officiële gelegenheden als woordvoerder op. Hij/Zij zorgt voor het nakomen van de genomen besluiten.

3.1.2. De secretaris voert de correspondentie en houdt ten behoeve van het bestuur een overzicht van ingekomen en verzonden post bij. Hij/zij stelt aan het einde van het verenigingsjaar een verslag op.

3.1.3. De penningmeester beheert de gelden van de vereniging. Hij/zij stelt aan het einde van het verenigingsjaar een balans en een financieel verslag op en ontwerpt een begroting voor het volgende jaar.

3.2. Werkwijze

3.2.1. Het DB wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester.

3.2.2. Indien het bestuur dit nodig of wenselijk acht worden de voorzitters van de verschillende commissies of andere kaderleden in de gelegenheid gesteld bij agendapunten waarbij zij betrokken zijn aan de vergadering deel ten nemen.

3.2.3. Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of een ander bestuurslid dat nodig of wenselijk acht.

3.2.4. Bestuursvergaderingen worden tenminste twee dagen van tevoren uitgeschreven.

3.2.5. Geldige besluiten kunnen slechts worden genomen, indien tenminste de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is.

3.2.6. Bestuursbesluiten worden door middel van publicatie op de website ter kennis gebracht van de leden.

3.3. Vacatures

3.3.1. Indien door het ontslag van een bestuurslid een vacature ontstaat, dan wordt de waarneming van de opengevallen functie tijdelijk aan één der andere bestuursleden opgedragen.

4. Ledenvergaderingen

4.1. Algemene Leden Vergadering (ALV)

4.1.1. Een ALV dient tenminste 1 maal per jaar plaats te vinden

4.1.2. De ALV dient tenminste 14 dagen van tevoren schriftelijk aan de leden bekend gemaakt te worden. Het betreft de aankondiging, de datum en de agenda, evt. aan- en aftredende bestuursleden en kandidaten.

4.1.3. Naast de in de statuten genoemde stukken worden ook de begroting en de jaarlijkse vaststelling van de hoogte van de contributie bij een ALV ter goedkeuring voorgelegd.

4.1.4. Een ALV kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste 10 % van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig is, terwijl bovendien de helft van het aantal bestuursleden aanwezig moet zijn.

4.1.5. Voldoet de opkomst niet aan deze voorwaarden, dan zal na 10 minuten na aanvang van de vergadering de vergadering worden gesloten en zal deze worden vervolgd met een Bijzondere Algemene Ledenvergadering. Tijdens deze vergadering kunnen door de aanwezige stemgerechtigde leden geldige besluiten worden genomen.

5. Commissies

5.1. Commissie van beroep

5.1.1. Naast de door het bestuur ingestelde commissies is er een commissie van beroep, zoals genoemd in de artikelen 7.2. en 8.7. van de Statuten

5.1.2. De commissie van beroep bestaat uit drie personen, die lid zijn van de vereniging.

5.1.3. De leden van de commissie van beroep worden benoemd door de ALV op voordracht van het bestuur.

5.1.4. De commissie behandelt de beroepen t.a.v. de toelating tot het lidmaatschap van de vereniging (Statuten art. 7, lid 2), een besluit van het bestuur tot opzegging van het lidmaatschap of ontzetting uit het lidmaatschap (Statuten art. 8, lid 7)  en een besluit van het bestuur tot oplegging van sancties (HR art. 10, lid 5)

5.1.5. De commissie neemt binnen één maand na ontvangst van het beroep een besluit op het beroep. Zij stelt de indiener van het beroep en het bestuur in de gelegenheid een toelichting te geven op het beroep, respectievelijk op het be-sluit, waartegen beroep is aangetekend. Zo nodig hoort zij beide partijen.

5.1.6. Zowel de indiener van het beroep als het bestuur kunnen het besluit van de commissie voorleggen aan de ALV. Het besluit van de ALV is definitief.

5.2. Commissievergadering

5.2.1. De commissies komen bijeen indien de voorzitter of één of meerdere leden van een commissie dit noodzakelijk achten.

6. Lidmaatschap

6.1. Het lidmaatschap wordt, met inachtneming van artikel 7 van de Statuten, verkregen door schriftelijke aanmelding bij de ledenadministratie en na het betalen van het inschrijfgeld.

6.2. Tegen elk lid dat de belangen van de vereniging schaadt, kan het bestuur de naar zijn oordeel nodige maatregelen nemen.

6.3. Een lid dat de vereniging om enigerlei reden financieel nadeel heeft of had kunnen bezorgen door nalatigheid, kan door het bestuur berispt of beboet worden en tevens aansprakelijk worden gesteld voor de schade.

6.4. Bezwaren tegen een nieuw lid van de vereniging dienen schriftelijk, met reden omkleed, te worden ingediend bij het bestuur, dat hierover beslist. Het bestuur is in deze tot geheim-houding verplicht.

6.5. Naast de in de Statuten genoemde categorieën leden kent de vereniging zogenaamde verenigingsleden. Zij zijn lid van de vereniging zonder deel te nemen aan trainingen en wedstrijden.

6.6. In afwijking van artikel 8, lid 2 kan het lidmaatschap van minileden ook halverwege het seizoen worden opgezegd, te weten 1 januari van het lopende verenigingsjaar met inachtneming van een maand opzegtermijn.

7. Nevobo

7.1. Ieder lid is verplicht het lidmaatschap van de Nevobo te aanvaarden.

8. Bijdragen leden

8.1. Personen die voor de eerste keer lid worden van de vereniging zijn eenmalig een inschrijfgeld verschuldigd.

8.2. De jaarlijkse contributie en bijdrage competitiekosten wordt in 4 termijnen van de rekening van de leden – of bij jeugdleden – van de rekening van hun ouders geïncasseerd.

8.3. De incasso van de ledenbijdragen vinden plaats eind september, begin december, eind februari en begin mei.

8.4. Een lid dat in de loop van het jaar lid wordt, betaalt voor de resterende periode van het verenigingsjaar ledenbijdragen naar rato van de periode vanaf de datum van inschrijving tot 1 augustus van dat jaar.

8.5. Leden bij wie de contributie dan wel de bijdrage in de competitiekosten niet tijdig op de afgesproken vervaldata kan worden geïncasseerd ontvangen een herinnering. Een lid dat tweemaal achter elkaar de lidmaatschapsgelden niet betaalt, mag totdat er betaald wordt, niet meetrainen en/of competitie spelen. Indien bij een lid voor de derde keer in een verenigingsjaar de ledenbijdragen niet kunnen worden geïncasseerd krijgt deze een boete opgelegd.

8.6. Het lid dat een beroep wil doen op de mogelijkheid van gehele of gedeeltelijke ontheffing van het betalen van de contributie of van de kosten van deelname aan de competitie, zoals bedoeld in artikel 13, lid 6 van de Statuten, dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de secretaris of de ledenadministrateur.

8.7. De ontheffing gaat voor wat betreft het betalen van de contributie in op de 1e van de maand na de ontvangst van het verzoek. Voor wat betreft de kosten van de competitie kan ontheffing alleen worden verleend indien het verzoek vóór 15 september wordt ontvangen.

8.8. Het lid dat gebruik maakt van de ontheffing dient terstond na het vervallen van de reden(en), waarop de ontheffing gebaseerd is, daarvan melding te maken bij de secretaris of de ledenadministrateur. De verplichting tot betaling van de contributie of de kosten van deelname aan de competitie gaat in op de datum van melden van het vervallen van de reden tot ontheffing.

8.9. Leden aan wie ontheffing is verleend worden beschouwd als verenigingsleden zoals bedoeld in artikel 6.5. Zij worden geacht voor de duur van de ontheffing en naar rato van die duur een bedrag te betalen behorende bij het verenigingslidmaatschap.

8.10. Het bestuur kan een lid dat training verzorgt aan één of meer teams ontheffing verlenen voor het betalen van contributie en van de kosten van deelname aan de competitie.

8.11. Het bestuur kan nadere voorwaarden verbinden aan het verlenen van de ontheffing.

9. Verenigingskleding

9.1. Elk lid dat in de Nevobo competitie wil meespelen, is verplicht op eigen kosten een complete kledinguitrusting aan te schaffen en deze tijdens officiële wedstrijden te dragen.

9.2. De kleding bestaat uit: shirt, broek en voor binnensportaccommodaties voorgeschreven schoeisel.

9.3. De kleding voldoet aan de eisen kleur en vorm zoals vastgesteld door het bestuur en zijn voorzien van borst- en rugnummer overeenkomstig de door de Nevobo in dit verband vastgestelde eisen.

9.4. Indien een lid, dat deelneemt aan een wedstrijd, daarbij niet gekleed is volgens de door het bestuur en de Nevobo vastgestelde eisen, dient dit lid de eventueel door de Nevobo in verband hiermee opgelegde boete zelf te betalen verhoogd met de kosten van een betalingsverzoek.

9.5. Indien door de vereniging al of niet via een sponsor kleding beschikbaar wordt gesteld, blijft deze ten alle tijde eigendom van de vereniging. De kosten van deze in bruikleen gegeven kleding kan worden verdisconteerd in de contributie.

9.6. De kleding moet volgens de voorschriften worden onderhouden en moet op eerste vordering aan de vereniging worden geretourneerd. Ingeval van niet nakoming van het voorafgaande is de vereniging gerechtigd de kosten te verhalen op de persoon waaraan de kleding beschikbaar is gesteld.

9.7. Het bestuur kan overeenkomsten aangaan met derden betreffende reclame of merken, die op de kleding en of trainingspakken worden gedragen. Indien zulk een overeenkomst van kracht is, is ieder lid verplicht de voorgeschreven kleding bij wedstrijden competitie, toernooien en overige activiteiten waarvoor dit afgesproken is, te dragen.

10. Rechten en plichten

10.1. De gewone leden hebben - in aanvulling op het in de Statuten bepaalde - de volgende rechten:

1. het deelnemen aan oefeningen, oefenwedstrijden en wedstrijden.
2. het bijwonen van door de vereniging georganiseerde bijeenkomsten van algemene aard.
3. het indienen van voorstellen bij het bestuur voor de ALV en BLV.
4. zitting nemen in bestuur of commissies, indien zij daarvoor gekozen worden.

10.2. Alle leden zijn verplicht:

1. de bepalingen van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement, de reglementen en bindende richtlijnen van de Nevobo en verdere reglementen en besluiten van het bestuur en de ALV en BLV stipt na te komen.
2. de vastgestelde contributies te voldoen op tijde en wijze als door het bestuur bepaald.
3. de ALV en BLV te bezoeken, voor zover ze stemgerechtigd zijn, tenzij ze schriftelijk of per e-mail bericht van verhindering hebben gezonden.

10.3. Elk lid dient één of meer taken uit te voeren of functies te vervullen zoals opgenomen in het overzicht van taken en functies binnen de vereniging. Daarbij dient het lid te voldoen aan de minimumeisen die zijn vastgelegd in de door het bestuur ter goedkeuring aan de ALV voorgelegde regeling.

10.4. Het niet uitvoeren van de hiervoor bedoelde taken en functies kan bestraft worden met een door het bestuur opgelegde boete.

10.5. Elk in de competitie spelend team is verplicht uit haar midden een aanvoerder en tenminste één scheidsrechter te leveren, of iemand die hiervoor wenst te worden opgeleid. De aanvoerder draagt er zorg voor dat iemand uit zijn of haar team hiertoe wordt aangewezen. Het bestuur kan de aanvoerder vervangen indien deze zijn verplichtingen niet nakomt.

10.6. Indien het bestuur voor de vereniging een actie, loterij of andere activiteit organiseert, met het doel de financiële positie van de vereniging te verbeteren of het imago van de vereniging te verbeteren wordt van ieder lid verwacht daaraan mee te werken. Ingeval van een financiële actie kan men deelname afkopen, door storting in de kas van een door het bestuur vast te stellen bedrag, dat in het algemeen gelijk zal zijn aan de opbrengst van de actie per lid.

11. Sancties

11.1. Sancties kunnen bestaan uit:

1. Schorsing van het lidmaatschap,
2. Het opleggen van een geldboete,
3. Royement.

11.2. Sancties kunnen worden opgelegd indien:

1. een lid handelt in strijd met enig belang van de vereniging, in de ruimste zin des woord.
2. een lid zijn of haar financiële verplichtingen jegens de vereniging niet nakomt,
3. een lid in strijd met enige bepaling van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement, de reglementen en bindende richtlijnen van de Nevobo of enig ander besluit van het bestuur of de ALV of BLV handelt.

11.3.  Het bestuur brengt de opgelegde sancties schriftelijk of per e-mail ter kennis van het lid aan wie de sancties worden opgelegd, dan wel indien het een jeugdlid betreft van diens ouders/verzorgers (nieuw lid).

11.4.  Ieder lid heeft recht beroep aan te tekenen tegen een door het bestuur opgelegde sanctie. Een beroep moet binnen een maand na de strafoplegging schriftelijk of per e-mail worden ingediend bij de secretaris.

11.5. Een beroep als bedoeld in het vorige lid wordt ter behandeling voorgelegd aan de commissie van beroep, zoals genoemd in art.5 van dit reglement.