1. Aanleiding en principes
In verband met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt in de onderstaande verklaring aangegeven waarom de Volleybalvereniging Twente ’05 persoonlijke gegevens van haar leden en andere betrokkenen verzamelt, wat zij doet met die persoonlijke gegevens, wie toegang heeft tot welke gegevens en wat de rechten zijn van de personen die de gegevens ter beschikking stellen.
Wij stellen voorop, dat wij zorgvuldig omgaan met die persoonlijke gegevens en dat wij ze alleen vragen en gebruiken met een concreet doel. Binnen de vereniging worden de gegevens alleen aan personen gegeven die ze nodig hebben voor de uitvoering van de taken waarmee zij binnen de vereniging zijn belast (voorzitter, secretaris, penningmeester, ledenadministrateur, trainers/coaches).
Wij verstrekken persoonlijke gegevens alleen aan instanties buiten de vereniging die die gegevens beslist nodig hebben in verband met het lidmaatschap van de vereniging. Het gaat dan o.a. om de Nevobo en Sportlink.
2. Welke persoonlijke gegevens?
De gegevens die wij vragen van de leden zijn de gegevens op het inschrijfformulier: voornaam, naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), nummer + tenaamstelling van de bankrekening, waarvan de ledenbijdragen worden geïncasseerd; bij jeugdleden vragen wij ook telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen) van de wettelijke vertegenwoordigers.
Daarnaast worden er ook foto’s en filmopnamen gemaakt binnen de vereniging, zoals teamfoto’s, foto’s en filmopnames van activiteiten (vieringen, wedstrijden), die gepubliceerd kunnen worden op de website van de vereniging.
3. Hoe worden die gegevens vastgelegd?
De persoonlijke gegevens die verstrekt worden via het inschrijfformulier worden verwerkt in de ledenadministratie van de vereniging. Uit de ledenadministratie worden overzichten (ledenlijsten, overzichten per team of leeftijdscategorie) gedestilleerd voor specifieke doeleinden.
De gegevens die nodig zijn voor aanmelding als lid van een Volleybalvereniging worden ingevoerd in het ledenprogramma Sportlink dat voor de Nevobo alle benodigde gegevens registreert.
4. Wie verwerkt de gegevens?
De op de inschrijfformulieren opgenomen gegevens worden verwerkt door de secretaris en de ledenadministrateur van de vereniging. De penningmeester en/of degene die belast is met de boekhouding van de vereniging verwerkt de financiële gegevens (nummer rekening en tenaamstelling) t.b.v. de inning van de ledenbijdragen.
5. Wie krijgt de beschikking over die persoonlijke gegevens?
De leden van het bestuur krijgt periodiek een actuele ledenlijst ter beschikking met de basisgegevens (NAW-gegevens).
Zoals gezegd krijgen de penningmeester en/of degene die met de boekhouding belast is de financiële gegevens van de leden dan wel hun wettelijke vertegenwoordigers.
Trainers/coaches krijgen de basisgegevens van de leden van het team/de teams die aan hun zorgen zijn toevertrouwd.
De Nevobo krijgt via Sportlink de NAW-gegevens van de leden. Tevens wordt de Nevobo geïnformeerd over in welk team de spelende leden worden ingedeeld.
In het verwerkingsregister wordt de precieze wijze van omgang met persoonlijke gegevens nader vastgelegd.
6. Recht van inzage, wijziging en verwijdering van gegevens.
De leden en de wettelijke vertegenwoordiger(s) van de jeugdleden hebben in principe inzagerecht in de gegevens die van die (jeugd)leden zijn vastgelegd. Daarbij is bepalend wie het inschrijfformulier heeft ondertekend (dit i.v.m. mogelijke conflicten in geval van jeugdeden bij eventuele scheidingen).
De verantwoordelijke persoon heeft ook het recht om bepaalde gegevens te laten wijzigen of verwijderen. Indien het in het laatste geval gaat om gegevens die absoluut nodig zijn voor aangaan of continueren van het lidmaatschap of het voldoen aan verplichtingen van de vereniging aan andere instanties (b.v. de Nevobo) is het verwijderen van essentiële gegevens allen mogelijk doordat de verantwoordelijke persoon het lidmaatschap opzegt.
Personen of wettelijke vertegenwoordigers van jeugdleden hebben het recht beeldmateriaal van hun zelf of hun kinderen te laten verwijderen van de plekken waar deze gepubliceerd worden. Zij kunnen ook bezwaar maken tegen het vervaardigen van beeldmateriaal waarvan het de bedoeling is dat deze gepubliceerd worden. Bij teamfoto’s kan dit betekenen, dat de betrokkene niet voorkomt op een dergelijke foto.
7. Bewaartermijnen
In de AVG is vastgelegd, dat de verzamelde en opgeslagen gegevens van een persoon tot 2 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap mogen worden bewaard. Op grond van belastingwetgeving kan het nodig zijn bepaalde (financiële) gegevens 7 jaar te bewaren.
Dit betekent, dat de inschrijfformulieren van leden voor wie het lidmaatschap is beëindigd na 2 jaar na die beëindiging worden vernietigd.
Dit geldt ook voor ledenlijsten die ouder dan 2 jaar oud zijn, met een uitzondering. Voor historische doeleinden is het toegestaan om de gegevens van leden langer te bewaren. Het gaat dan met name om NAW-gegevens, b.v. t.b.v. het organiseren van een reünie, het ontwikkelen van ontwikkelingen in het ledenbestand.
In verband met de noodzakelijke bescherming van deze gegevens zullen die gegevens maar op één plaats en door één functionaris (secretaris) bewaard worden en daarbij opgeslagen worden op een alleen voor deze functionaris toegankelijke plek.
8. Hoe worden de leden en andere betrokkenen geïnformeerd?
De onderhavige verklaring wordt op de website van de vereniging gepubliceerd en voor de eerste keer meegestuurd met de informatie voor de algemene Ledenvergadering waarbij het onderwerp van de privacy aan de orde komt.
Op het inschrijfformulier zal een alinea met informatie over het privacy-beleid van de vereniging worden opgenomen, waarin een verwijzing zal worden opgenomen naar de relevante stukken. Door ondertekening verklaart een lid of de wettelijke vertegenwoordiger van een jeugdlid zich akkoord met het privacy-beleid van de vereniging, waarbij zij de gelegenheid krijgen om beperkingen aan het gebruik van de geleverde persoonlijke gegevens aan te geven, uiteraard voor zover dat het aangaan van het lidmaatschap niet in de weg staat (zie punt 6.).
