Notulen algemene Ledenvergadering op dinsdag 15 september 2020 om 20.00 uur in de Pathmoshal

 

1. Opening en vaststelling agenda

De vergadering wordt geopend. De vergadering wordt omgezet naar een BLV (Bijzondere Ledenvergadering) omdat er niet voldoende mensen aanwezig zijn.

 

2. Mededelingen

Aan het begin van het afgelopen seizoen (september 2019) hebben we het treurig bericht ontvangen van het overlijden van Paulien, zij is altijd een actieve vrijwilliger geweest bij Twente’05. Tevens is de vader van Patrick Lasonder overleden. Daarnaast hebben we het bericht ontvangen dat Peter Jan van Tuil ernstig ziek is. 
 
Corona
We zijn na ruim een maand stilte, eind april weer snel gestart met de trainingen op de beachvelden. Dit om te voorkomen dat mensen niet hebben kunnen trainen in het seizoen. Het was niet helemaal hetzelfde maar toen we het sein kregen dat we weer mogen volleyballen was het snel geregeld.

Qua regels verwijzen we naar alle regelgevingen van de RIVM en de regionale regelgeving, ook op onze website staat het één en ander. We proberen in overleg met Sportaal om de tribunes open te krijgen. Tot op heden lukt dit helaas niet. Mogelijk volgende week meer uitsluitsel.

De techniektraining is goed verlopen het afgelopen jaar. Komend jaar wordt het uitgebreid met een samenwerking met Webton. Hier komen ook nog 15 aanmeldingen vandaan.

Gesprek met Sportaal geweest over het gebruik van de zalen. Het is dit jaar voor het eerst gelukt om op de maandagavond de hele Diekmanhal te huren. Dat zijn 8 velden van 17.00 tot 22.30 uur.

De jongere trainers krijgen ook dit jaar een cursus VT2. Dit jaar zijn er 5 mensen die deze training krijgen. Daarnaast hebben we een volledig nieuw team erbij gekregen, namelijk de mix-recreanten.

Veel vrijwilligerstaken worden opgenomen door leden van de vereniging of zelfs bij mensen die geen lid zijn. Ondanks dat we al veel vrijwilligers hebben binnen de vereniging zijn we nog op zoek naar een aantal vrijwilligers voor onder andere: Penningmeester, Scheidsrechters coördinator en Sponsorcommissie.

Verder is dit seizoen gestart met een Technische Commissie. Johnny Wiersma, Patrick Lasonder en Lars Liefaard zitten in deze commissie. Het doel is om meer contact te hebben met de trainers, om op die manier korte lijnen met de teams te houden.

 

3. Vaststelling van het verslag van de ALV d.d. 25-09-2019

Het verslag is vastgesteld.

 

4. Verkiezing leden bestuur

  • Voorzitter: Henk Dost is aftredend maar is bereid nog een periode de functie van voorzitter te vervullen. Er zijn geen andere mensen die dit willen overnemen. We zijn blij dat Henk dit wil blijven doen.
  • Secretaris: Norbert de Beer is aftredend; Ellen Liefaard heeft zich bereid verklaard deze functie te gaan vervullen. We bedanken Norbert voor al zijn inzet en aanwezigheid.
  • Lid van het dagelijks bestuur: Norbert is benoemd als lid van het dagelijks bestuur.
  • Penningmeester en boekhouding: Ronald van Puijenbroek en Carla stoppen. Hier zoeken we nog mensen voor.
  • Lid Algemeen Bestuur: Marc de Jong is aftredend lid dagelijks bestuur. We bedanken Marc voor al zijn inzet en aanwezigheid. Hij blijft in de beachcommissie zitten en blijft ook diverse teams training geven.

 

5. Jaarstukken 2019-2020

De penningmeester heeft ons meegenomen in de jaarrekening. We hebben minder kosten gehad aan de trainers en zaalhuur maar daarnaast hebben we meer kosten gehad door het beachen zoals aanschaf ballen, opknappen kantine, extra lang doortrainen en eerder starten met de training.

In totaal hebben we minder aan kosten € 16.000.
In totaal hebben we minder aan opbrengsten € 4.000.
Totaal hebben we over € 12.000.

Vraag: Wat zijn de Nevobogelden? Dit zijn de gelden die wij als vereniging moeten betalen voor de inschrijving van de teams en individuele leden, de boetes, enz.

Vraag: Heeft Twente’05 nog leningen open staan? Nee dat hebben we niet meer.

Boekhouding is volledig op orde, de kascommissie kan de controles uitvoeren.

Vraag: Heeft Twente’05 een reserve? In totaal hebben we ongeveer € 23.000 over. Wat is het doel? Het bestuur gaat kijken wat we nodig hebben voor onvoorziene dingen. Dit zal terugkomen in de eerstvolgende ALV.

 

6. Begroting 2020-2021

De penningmeester neemt ons mee met de begroting van 2020-2021.

Een paar onderwerpen zijn:

  • Techniektraining is de begroting gestegen, doordat er meer aanmeldingen zijn;
  • Zaalhuur van september tot en met juni, augustus wordt vanuit het overschot vanuit het vorige seizoen betaald;
  • Vergoedingen van de trainers licht gestegen, kosten opleiding VT2 en VT3 zitten hierbij in;
  • Kosten Nevobo zijn gedaald, omdat het ledenaantal iets gedaald is;
  • Subsidie is iets verhoogd met € 2.000,00;
  • Opbrengsten leden: iets verhoogd ondanks daling van het aantal leden, maar een iets hogere contributie;


Resultaat: Een tekort van € 2.000. Dit tekort wordt gedekt door het positieve saldo van het afgelopen seizoen. 
 
Vraag: Moeten de kosten van augustus (trainers en zaalhuur) niet opgenomen worden in de begroting? Ja, deze moet er nog in opgenomen worden. Het gaat hier om ongeveer €7.000-€ 8.000. Het wordt aangepast en daarna gepubliceerd.

 

7. Goedkeuring ledenbijdragen 2020-2021

Het voorstel voor de ledenbijdragen is door het bestuur goedgekeurd en vervolgens binnen de vereniging bekend gemaakt. De ledenbijdragen stijgt door gestegen kosten zoals hogere kosten trainers, Sportaal en de Nevobo.

We hebben geprobeerd deze kosten gelijkmatig te verdelen over alle trainingsgroepen. Het jaarbedrag stijgt per persoon ongeveer € 1,50 per maand.

Er is goedkeuring gegeven voor de contributie van volgend jaar.

 

8. Verkiezing kascontrolecommissie

Jesper Pothoven en Joyce Berger zitten er nu in. Die gaan de kascontrole binnenkort uitvoeren. Mevrouw van Sark gaat Jesper vervangen.

 

9. Bijpraten professionalisering

We proberen de druk bij onze vrijwilligers weg te nemen. Henk is in gesprek met de Nevobo en Top Sport Overijssel en Sportaal om te kijken hoe we de vereniging meer kunnen professionaliseren. Daar zouden we een subsidie voor kunnen krijgen. Doel is begeleiding van de jeugdige trainers, dat er techniektrainingen zijn, gesprekken met trainers, regelen van cursussen, sportstimulering op scholen, enz. Verwachting is dat het om ongeveer 20 uur per week gaat. We gaan proberen of dit lukt. Zodra we meer weten zullen we hierop terugkomen.

We willen ook het incassoproces professionaliseren. We gaan kijken of dit via Sportlink kan.

 

10. Nieuwe website en de AVG

In het kader van de AVG hebben we het inschrijfformulier aangepast dat mensen moeten aangeven of ze hun foto of naam openbaar willen hebben.

Vraag aan de aanwezigen: Wat willen we op onze website zetten bij het overzicht van de teams? Alleen foto, met voornaam of alleen achternaam.

Conclusie geldt voor alle leden op de website: de leden worden alleen met de voornaam en met foto op de website gezet. De achternamen die er al op staan worden verwijderd.

 

11. Rondvraag en sluiting

Het bestuur stelt voor Marc de Jong en Geertje Mollenhorst te benoemen tot lid van verdienste. De vergadering gaat met een groot applaus hiermee akkoord. Zij worden bedankt voor hun inzet de afgelopen jaren.

De penningmeester heeft aangegeven per 1 december te stoppen. We zoeken hiervoor een nieuwe penningmeester. We zijn in gesprek met een aantal mensen, maar we hebben nog niemand gevonden. Als er mensen zijn die dat zouden willen of informatie willen kunnen contact opnemen met Ronald of één van de andere bestuursleden.

We zoeken mensen die kunnen helpen bij het nachttoernooi, dames 2 en dames 4 geven zich direct op. Mochten er nog meer zijn dan kan je contact opnemen met Marc de Jong.

Marina: Heeft Twente’05 gebruik gemaakt van de diverse Corona regelingen? Nee die waren niet van toepassing, omdat we de huur per direct hebben stopgezet, ook de andere regeling (Taso regeling) is niet van toepassing voor de vereniging.

Ilse: is het handig dat er een bevestiging komt als iemand zich heeft aangemeld? Dat is onlangs geregeld, een aantal aanmeldingen is in de spam box gekomen. Dit is onlangs geconstateerd en verwerkt.

Jeroen (coördinator mini’s): Is er nog ruimte voor extra tijd voor de mini’s? Marc zoekt dit uit en koppelt dit terug naar Jeroen.
Kan er een lijst komen van mensen die geen foto willen gepubliceerd te hebben? Ja die kan op verzoek worden gedeeld doordat het nu goed wordt geregistreerd. Op dit moment is er niemand die dit heeft aangegeven.

Gert Jan: Wie is er verantwoordelijk dat de materialen goed zijn? Doordat er geen beheerder is over de materialen vanuit Sportaal, blijft het een beetje zweven. Er is net een inventarisatie geweest van de materialen en dit is doorgegeven aan Sportaal. Zij zullen dit zo snel mogelijk oppakken. Norbert geeft dit door aan Sportaal. Trainers kunnen dit ook doorgeven aan Norbert. We willen kijken of we dit met meerdere verenigingen oppakken. Aandachtspunt is ook dat iedereen weet hoe je een net opzet. Pakken we op bij de trainersbijeenkomst en in het nieuwsbulletin.

Johnny: De PR-commissie is bezig met een nieuwe editie van de nieuwsbrief (clubblad). Als je input hebt kun dit sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Graag aanleveren voor 13 oktober.

Verzoek van de kantine: laten we ons houden aan de regelgeving (corona-proof), ook in de kantine. Zoals de tafels en stoelen staan, zo moet je ze laten staan en graag niet schuiven met het meubilair.

 

Houdt rekening met elkaar en blijf gezond!